Cosa fa una segretaria d’azienda?

Tra i compiti più comuni affidati alla segretaria ci sono:

• la gestione del front office
• lo smistamento delle telefonate
• la gestione della posta cartacea ed elettronica
• la redazione e la scrittura di documenti
• il disbrigo e l’archiviazione di pratiche di natura amministrativa
• l’inserimento di dati contabili nel sistema gestionale
• la pianificazione dell’agenda appuntamenti per conto della direzione e/o dei colleghi

In alcuni casi l’addetta alla segreteria d’azienda è responsabile anche dell’accoglienza della clientela.

Monitora gli accessi, riceve i visitatori e li accompagna all’interno della struttura.

La segretaria d’azienda deve quindi usare sempre la massima gentilezza e cordialità, oltre a curare la propria immagine e indossare un abbigliamento adeguato alla sua funzione.

Oltre a queste attività di segreteria generale o ordinaria, le mansioni specifiche della segretaria d’azienda possono variare in base al contesto lavorativo.

Esistono infatti diversi figure professionali specializzate, le principali sono:

• La segretaria amministrativa si occupa principalmente di amministrazione e contabilità
• La segretaria commerciale lavora a supporto all’ufficio commerciale
• La segretaria di direzione risponde direttamente alla direzione generale e si dedica alla pianificazione degli incontri di un dirigente
• La segretaria di studi professionali come la segretaria di studio medico e di studio dentistico, si occupa di pianificare appuntamenti e visite, di accogliere i clienti/pazienti presso lo studio e rispondere alle loro richieste

Il lavoro della segretaria si svolge solitamente in un ufficio o al front office, con un orario di lavoro che può essere full-time o part-time a seconda di quanto previsto dal contratto.

Una segretaria trova lavoro in moltissime realtà: gli annunci “cercasi segretaria” provengono da aziende di ogni tipo (dalle piccole e medie imprese alle grandi multinazionali), studi di consulenza e studi professionali, enti pubblici e uffici della Pubblica Amministrazione, scuole e istituti scolastici, agenzie viaggi, agenzie immobiliari, alberghi, palestre e saloni di bellezza.